Panduan Add Report Inspeksi

1.

Memastikan

Karyawan

Panduan Penggunaan Fitur Report InspeksiTerinput di Aplikasi SinergiShift

• Pastikan

  bahwa PJA sudah menginputkan karyawan yang bertugas pada shift yang sesuai dengan jobsite dan area yang relevan.

2. Masuk keMembuka Menu Report InspeksiInspection

• PadaMasuk sidebar sebelah kiri, klikke menu "Reports Management, lalu pilih Report Management"- untuk memperluas sub-menu.Inspection.
• Pilih "Report Inspeksi" untuk masuk ke halaman Report Inspeksi.

1. Melihat Daftar Laporan Inspeksi

   • Setelah masuk ke halaman Report Inspeksi, Anda akan melihat tabel yang menampilkan daftar laporan inspeksi yang ada.
   • Tabel ini berisi kolom-kolom seperti No Source, Lokasi, Department, Jenis Inspeksi, High Risk Job, Critical, PIC, PJA, dan Actions.

2. Menambahkan Laporan Inspeksi Baru

   • Klik tombol "+ Add New Report Inspeksi" yang terletak di kanan atas halamanInspection untuk menambahkan laporan inspeksi baru.
     
     

     

     
     
     

3.

Mengisi

Data Laporan Inspeksi

• Pilih LokasiJenis Inspeksi

  :
  • PadaPilih bagianInspeksi "1.Personal Lokasi",jika pilihlaporan salahdilakukan oleh satu lokasiorang yangsaja.
  tersedia
  • Pilih dariInspeksi daftar,Gabungan sepertijika "WORKSHOPlaporan UTAMA"dilakukan bersama anggota tim lain. Dalam opsi ini, Anda dapat menambahkan anggota tim atau "WAREHOUSEpelapor /lain OFFICEdalam LOGISTIK".form.
• Poin

  Inspeksi Gabungan: Setiap pelapor dalam inspeksi gabungan akan mendapatkan poin jika laporan selesai.
  
  
  

4. PilihMenjawab JenisForm PekerjaanPertanyaan High RiskInspeksi

• PadaSetiap bagianpertanyaan "3.memiliki Jenisopsi Pekerjaanjawaban: High
  Risk",
  • Sudah pilihTerpenuhi
  jenis
  • Terpenuhi pekerjaanSebagian high(memunculkan riskform yanguntuk relevan,menambahkan sepertidata "MobilisasiPICA)
  -
  • Belum Demobilisasi"Terpenuhi atau(memunculkan "Landform Clearing".untuk menambahkan data PICA)
  • N/A (tidak berlaku)
• Pilihan Terpenuhi Sebagian dan Belum Terpenuhi mewajibkan pelapor untuk membuat PICA (Problem Identification and Corrective Action).
  

  

  
  

5. PilihMembuat Jenis InspeksiPICA

• Pada bagian "4. Jenis Inspeksi", pilih jenis inspeksi yang sesuai, seperti "PIT" atau "Test Inspection".

 Isi Detail Lokasi
Pada bagian "2. Detail Lokasi", isikan detail lokasi secara spesifik.

Klik Next

 

• Mengisi Detail Inspeksi

  • Pada bagian "2 Inspeksi", jawab setiap pertanyaan yang muncul di formulir.
  • Contoh pertanyaan: "Q2I Test." dengan pilihan jawaban "Testing", "Ok2", "ok".
  • Pilih jawaban yang paling sesuai dengan cara mengklik lingkaran di sebelah jawaban.

• Memilih Departemen Terlapor

  • Pada bagian "1. Departemen Terlapor" (ditandai dengan angka 1 pada gambar), pilih departemen yang sesuai dengan temuan inspeksi Anda.
  • Contoh departemen: Engineering, Plant, Production, Logistic, dll.
  • Pilih opsi dengan mengklik lingkaran di sebelah nama departemen.

• Menentukan Kategori Berbahaya

  • Pada bagian "2. Kategori Berbahaya" (ditandai dengan angka 2 pada gambar), pilih tingkat bahaya dari temuan inspeksi.
  • Pilihan kategori berbahaya:
    • I - Kritikal: Stop kegiatan dan segera perbaiki.
    • II - Tinggi: Perbaikan dalam waktu 1 shift.
    • III - Sedang: Perbaikan dalam waktu 1 hari.
    • IV - Rendah: Perbaikan dalam waktu 3 hari.
  • Pilih opsi dengan mengklik lingkaran di sebelah kategori yang sesuai.

• Mengisi Deskripsi Temuan

  • Pada bagian "3. Deskripsi Temuan" (ditandai dengan angka 3 pada gambar), tuliskan deskripsi singkat mengenai temuan inspeksi.
  • Pastikan deskripsi jelas dan mencakup semua detail penting.

• Menuliskan Tindakan Preventif/Koreksi

  • Pada bagian "4. Preventive / Correction Action" (ditandai dengan angka 4 pada gambar), tuliskan tindakan yang diambil untuk mencegah atau memperbaiki temuan tersebut.
  • Jelaskan tindakan secara rinci untuk memastikan pemahaman yang jelas.

• Unggah Dokumentasi

  • Pada bagian "5. Dokumentation" (ditandai dengan angka 5 pada gambar), unggah foto atau dokumen yang relevan sebagai bukti temuan.
  • Klik ikon kertas untuk mengunggah file dari perangkat Anda.

• Mengisi Deskripsi Tambahan

  • Pada bagian "6. Deskripsi Temuan", Anda dapat menambahkan deskripsi tambahan jika diperlukan.

• Memilih Penanggung Jawab Area (PJA)

  • Pada bagian "1. PJA" (ditandai dengan angka 1 pada gambar), pilih nama penanggung jawab area yang sesuai.
  • Contoh: Ammar Malik.
  • Pilih dengan mengklik lingkaran di sebelah nama PJA yang relevan.

• Memilih Person In Charge (PIC)

  • Pada bagian "2. PIC (Person Inin Charge)": (ditandai
    dengan
    • Tetapkan angka 2 pada gambar), pilih nama person in chargesiapa yang bertanggung jawab untuk tindakan korektif dan preventif.
    • Contoh: Ammar FM - NRP000000123.
    • Pilih dengan mengklik lingkaran di sebelah nama PIC yang sesuai.

  • Menyelesaikan Pengisian dan Menyimpan Data

    • Setelah semua informasi telah dipilih, klik tombol "Submit" (ditandai dengan angka 3 pada gambar) untuk menyimpan dan mengirim data.
    • Jika ada perubahan yang diperlukan, gunakan tombol "Previous" untuk kembali ke langkah sebelumnya dan lakukan perbaikan.

   

  

  • Cek Notifikasi

    • Pada bagian kanan atas layar, klik ikon notifikasi (bel) untuk melihat notifikasi terbaru.
    • Cari notifikasi dengan judul "New Report" yang berasal dari PJA (Penanggung Jawab Area). Misalnya, "Report from Rara".

  • Klik Notifikasi

    • Klik pada notifikasi yang sesuai untuk membuka detail laporan.

  • Edit PICA

    • Setelah notifikasi diklik, Anda akan diarahkan langsung ke halaman edit PICA untuk laporan tersebut.
    • Lakukan perubahan atau penambahan informasi yang diperlukan pada laporan PICA.
      

  

  • Buka Halaman Detail PICA

    • Dari notifikasi yang diterima, klik notifikasi "New Report" untuk membuka halaman detail PICA.

  • Isi Akar Masalah

    • Pada kolom "Akar Masalah", masukkan deskripsi akar penyebab dari deviasi yang ditemukan. Misalnya, "Akar Masalah".

  • Isi Tindakan Perbaikan

    • Pada kolom "Tindakan Perbaikan", masukkan langkah-langkah perbaikan yang akan diambil untuk mengatasi deviasi. Misalnya, "Tindakan Perbaikan".

  • Unggah Evidence Perbaikan

    • Unggah bukti evidence yang mendukung tindakan perbaikan. Klik ikon pena di sebelah kolom "Evidence Perbaikan" untuk mengunggah file.

  • Simpan Perubahan

    • Setelah semua informasi terisi dengan benar, klik tombol "Submit" untuk menyimpan perubahan.

  

  • Ubah Status Laporan

    • Setelah Anda mengisi dan menyimpan perubahan pada laporan PICA, status laporan akan otomatis berubah dari "Open" menjadi "Verify".

  

  1. Buka Halaman Detail PICA

     • Dari notifikasi atau daftar laporan PICA, buka halaman detail laporan yang statusnya "Verify".

  2. Review Laporan

     • Verifikator atau pelapor harus memeriksa semua detail laporan, termasuk evidence perbaikan dan deskripsi tindakan perbaikan.
  3. Setiap pertanyaan yang memerlukan tindakan akan menghasilkan satu PICA terpisah.
     

     

     

     
     

6. PilihVerifikasi Tindakan PICA

• Approve: Jika semua tindakan perbaikan sudah memadai, klik tombol "Approve" untuk menyelesaikan laporan. Status laporanPelapor akan berubahmemverifikasi menjadi "Close", dan pelapor akan mendapatkan poin sebesar 50.
• Decline: Jika tindakan perbaikan belum memadai, klik tombol "Decline". Verifikator atau pelapor harus memberikan keterangan mengapa laporan ditolak.

Proses Perbaikan Ulang

• Jika laporan ditolak, pelapor harus memperbaiki masalah yang diidentifikasi dan mengisi ulang tindakan perbaikan.
• Setelah tindakan perbaikan dilakukan, laporan harus diajukan kembali untuk verifikasi ulang.

Selesaikan Laporan

• Jika laporan sudah disetujui (di-approve), status akan berubah menjadi "Close", menandakan bahwa laporan telah selesai dan semuaapakah tindakan perbaikan sudah dilakukan dengan benar.

Alur Proses

1. Pelapor Mengisi Laporan → 2. Status "Open" → 3. Verifikator Memeriksa Laporan → 4. Status "Verify" → 5. Approve/Decline
   • Jika Approve: Status "Close", pelapor mendapatkan poin.
   • Jika Decline: Pelapor melakukantindakan perbaikan ulangselesai dan mengajukandisetujui, kembalistatus untukPICA verifikasi.akan menjadi Closed.

7.

Intervensi

Catatanoleh TambahanPJA

• SelaluPJA periksadapat denganberperan telitisebagai semua detail dan evidence sebelum mengklik "Approve"PIC atau "Decline".
Verifier
• Pastikan keterangan alasan penolakan (jika "Decline")PIC jelas dan spesifik untuk memudahkanatau pelapor dalamtidak melakukandapat perbaikan.melaksanakan tugasnya.