Panduan Add Report Inspeksi

 

Panduan Penggunaan Fitur Report Inspeksi di Aplikasi Sinergi

1. Masuk ke Menu Report Inspeksi

   • Pada sidebar sebelah kiri, klik menu "Report Management" untuk memperluas sub-menu.
   • Pilih "Report Inspeksi" untuk masuk ke halaman Report Inspeksi.

2. Melihat Daftar Laporan Inspeksi

   • Setelah masuk ke halaman Report Inspeksi, Anda akan melihat tabel yang menampilkan daftar laporan inspeksi yang ada.
   • Tabel ini berisi kolom-kolom seperti No Source, Lokasi, Department, Jenis Inspeksi, High Risk Job, Critical, PIC, PJA, dan Actions.

3. Menambahkan Laporan Inspeksi Baru

   • Klik tombol "+ Add New Report Inspeksi" yang terletak di kanan atas halaman untuk menambahkan laporan inspeksi baru.

• Pilih Lokasi Inspeksi

  • Pada bagian "1. Lokasi", pilih salah satu lokasi yang tersedia dari daftar, seperti "WORKSHOP UTAMA" atau "WAREHOUSE / OFFICE LOGISTIK".

• Pilih Jenis Pekerjaan High Risk

  • Pada bagian "3. Jenis Pekerjaan High Risk", pilih jenis pekerjaan high risk yang relevan, seperti "Mobilisasi - Demobilisasi" atau "Land Clearing".

• Pilih Jenis Inspeksi

  • Pada bagian "4. Jenis Inspeksi", pilih jenis inspeksi yang sesuai, seperti "PIT" atau "Test Inspection".

 Isi Detail Lokasi
Pada bagian "2. Detail Lokasi", isikan detail lokasi secara spesifik.

Klik Next

 

• Mengisi Detail Inspeksi

  • Pada bagian "2 Inspeksi", jawab setiap pertanyaan yang muncul di formulir.
  • Contoh pertanyaan: "Q2I Test." dengan pilihan jawaban "Testing", "Ok2", "ok".
  • Pilih jawaban yang paling sesuai dengan cara mengklik lingkaran di sebelah jawaban.

• Memilih Departemen Terlapor

  • Pada bagian "1. Departemen Terlapor" (ditandai dengan angka 1 pada gambar), pilih departemen yang sesuai dengan temuan inspeksi Anda.
  • Contoh departemen: Engineering, Plant, Production, Logistic, dll.
  • Pilih opsi dengan mengklik lingkaran di sebelah nama departemen.

• Menentukan Kategori Berbahaya

  • Pada bagian "2. Kategori Berbahaya" (ditandai dengan angka 2 pada gambar), pilih tingkat bahaya dari temuan inspeksi.
  • Pilihan kategori berbahaya:
    • I - Kritikal: Stop kegiatan dan segera perbaiki.
    • II - Tinggi: Perbaikan dalam waktu 1 shift.
    • III - Sedang: Perbaikan dalam waktu 1 hari.
    • IV - Rendah: Perbaikan dalam waktu 3 hari.
  • Pilih opsi dengan mengklik lingkaran di sebelah kategori yang sesuai.

• Mengisi Deskripsi Temuan

  • Pada bagian "3. Deskripsi Temuan" (ditandai dengan angka 3 pada gambar), tuliskan deskripsi singkat mengenai temuan inspeksi.
  • Pastikan deskripsi jelas dan mencakup semua detail penting.

• Menuliskan Tindakan Preventif/Koreksi

  • Pada bagian "4. Preventive / Correction Action" (ditandai dengan angka 4 pada gambar), tuliskan tindakan yang diambil untuk mencegah atau memperbaiki temuan tersebut.
  • Jelaskan tindakan secara rinci untuk memastikan pemahaman yang jelas.

• Unggah Dokumentasi

  • Pada bagian "5. Dokumentation" (ditandai dengan angka 5 pada gambar), unggah foto atau dokumen yang relevan sebagai bukti temuan.
  • Klik ikon kertas untuk mengunggah file dari perangkat Anda.

• Mengisi Deskripsi Tambahan

  • Pada bagian "6. Deskripsi Temuan", Anda dapat menambahkan deskripsi tambahan jika diperlukan.

• Memilih Penanggung Jawab Area (PJA)

  • Pada bagian "1. PJA" (ditandai dengan angka 1 pada gambar), pilih nama penanggung jawab area yang sesuai.
  • Contoh: Ammar Malik.
  • Pilih dengan mengklik lingkaran di sebelah nama PJA yang relevan.

• Memilih Person In Charge (PIC)

  • Pada bagian "2. PIC (Person In Charge)" (ditandai dengan angka 2 pada gambar), pilih nama person in charge yang bertanggung jawab untuk tindakan korektif dan preventif.
  • Contoh: Ammar FM - NRP000000123.
  • Pilih dengan mengklik lingkaran di sebelah nama PIC yang sesuai.

• Menyelesaikan Pengisian dan Menyimpan Data

  • Setelah semua informasi telah dipilih, klik tombol "Submit" (ditandai dengan angka 3 pada gambar) untuk menyimpan dan mengirim data.
  • Jika ada perubahan yang diperlukan, gunakan tombol "Previous" untuk kembali ke langkah sebelumnya dan lakukan perbaikan.

 

• Cek Notifikasi

  • Pada bagian kanan atas layar, klik ikon notifikasi (bel) untuk melihat notifikasi terbaru.
  • Cari notifikasi dengan judul "New Report" yang berasal dari PJA (Penanggung Jawab Area). Misalnya, "Report from Rara".

• Klik Notifikasi

  • Klik pada notifikasi yang sesuai untuk membuka detail laporan.

• Edit PICA

  • Setelah notifikasi diklik, Anda akan diarahkan langsung ke halaman edit PICA untuk laporan tersebut.
  • Lakukan perubahan atau penambahan informasi yang diperlukan pada laporan PICA.
    

• Buka Halaman Detail PICA

  • Dari notifikasi yang diterima, klik notifikasi "New Report" untuk membuka halaman detail PICA.

• Isi Akar Masalah

  • Pada kolom "Akar Masalah", masukkan deskripsi akar penyebab dari deviasi yang ditemukan. Misalnya, "Akar Masalah".

• Isi Tindakan Perbaikan

  • Pada kolom "Tindakan Perbaikan", masukkan langkah-langkah perbaikan yang akan diambil untuk mengatasi deviasi. Misalnya, "Tindakan Perbaikan".

• Unggah Evidence Perbaikan

  • Unggah bukti evidence yang mendukung tindakan perbaikan. Klik ikon pena di sebelah kolom "Evidence Perbaikan" untuk mengunggah file.

• Simpan Perubahan

  • Setelah semua informasi terisi dengan benar, klik tombol "Submit" untuk menyimpan perubahan.

• Ubah Status Laporan

  • Setelah Anda mengisi dan menyimpan perubahan pada laporan PICA, status laporan akan otomatis berubah dari "Open" menjadi "Verify".

1. Buka Halaman Detail PICA

   • Dari notifikasi atau daftar laporan PICA, buka halaman detail laporan yang statusnya "Verify".

2. Review Laporan

   • Verifikator atau pelapor harus memeriksa semua detail laporan, termasuk evidence perbaikan dan deskripsi tindakan perbaikan.

3. Pilih Tindakan

   • Approve: Jika semua tindakan perbaikan sudah memadai, klik tombol "Approve" untuk menyelesaikan laporan. Status laporan akan berubah menjadi "Close", dan pelapor akan mendapatkan poin sebesar 50.
   • Decline: Jika tindakan perbaikan belum memadai, klik tombol "Decline". Verifikator atau pelapor harus memberikan keterangan mengapa laporan ditolak.

4. Proses Perbaikan Ulang

   • Jika laporan ditolak, pelapor harus memperbaiki masalah yang diidentifikasi dan mengisi ulang tindakan perbaikan.
   • Setelah tindakan perbaikan dilakukan, laporan harus diajukan kembali untuk verifikasi ulang.

5. Selesaikan Laporan

   • Jika laporan sudah disetujui (di-approve), status akan berubah menjadi "Close", menandakan bahwa laporan telah selesai dan semua tindakan perbaikan sudah dilakukan dengan benar.

Alur Proses

1. Pelapor Mengisi Laporan → 2. Status "Open" → 3. Verifikator Memeriksa Laporan → 4. Status "Verify" → 5. Approve/Decline
   • Jika Approve: Status "Close", pelapor mendapatkan poin.
   • Jika Decline: Pelapor melakukan perbaikan ulang dan mengajukan kembali untuk verifikasi.

Catatan Tambahan

• Selalu periksa dengan teliti semua detail dan evidence sebelum mengklik "Approve" atau "Decline".
• Pastikan keterangan alasan penolakan (jika "Decline") jelas dan spesifik untuk memudahkan pelapor dalam melakukan perbaikan.