Panduan Add Report Observasi - Versi Website

Berikut adalah langkah-langkah singkat untuk membuat laporan observasi di sistem Sinergi:

1.

• Navigasi keMembuka Menu Report ObservasiObservation

• DariMasuk sidebar kiri, klik padake menu "Reports Management, lalu pilih Report Management"- Observation.
• Klik tombol + Add New Report Observation untuk menambahkan laporan observasi baru.
  

  
  

  
  

2. Mengisi Data Laporan Observasi

• Jenis Observasi:
  • Pilih Personal jika observasi dilakukan oleh satu orang.
  • Pilih submenuGabungan "Reportjika Observasi"observasi (ditandaimelibatkan denganbeberapa angkaanggota, 1dan padatambahkan gambar).anggota lain dalam form.

• Menambah Report Observasi Baru

  • Klik tombol "Add New Report Observasi" yang terletak di bagian kanan atas (ditandai dengan angka 2 pada gambar).

1. Memilih Lokasi

   • Pada bagian "1. Lokasi" (ditandai dengan angka 1 pada gambar), pilih lokasi yang sesuai dengan observasi Anda.
   • Contoh lokasi: WORKSHOP UTAMA, WORKSHOP TYRE, WAREHOUSE / OFFICE LOGISTIK, dll.
   • Pilih lokasi dengan mengklik lingkaran di sebelah nama lokasi yang sesuai.

2. Mengisi Tanggal Observasi

   • Pada bagian "3. Tanggal" (ditandai dengan angka 2 pada gambar), isi tanggal observasi.
   • Gunakan format tanggal yang telah ditentukan (YYYY-MM-DD).
   • Pastikan tanggal yang diisi adalah tanggal aktual dari observasi.

3. Menentukan Jenis Pekerjaan High Risk

   • Pada bagian "4. Jenis Pekerjaan High Risk" (ditandai dengan angka 3 pada gambar), pilih jenis pekerjaan yang termasuk dalam kategori high risk.
   • Contoh jenis pekerjaan: Mobilisasi - Demobilisasi, Peledakan, Land Clearing, Dumping Material OB, dll.
   • Pilih jenis pekerjaan dengan mengklik lingkaran di sebelah nama pekerjaan yang sesuai.

• Mengisi Detail Lokasi

  • Pada bagian "2. Detail Lokasi" (ditandai dengan angka 4 pada gambar), tuliskan detail tambahan mengenai lokasi observasi.
  • Pastikan untuk menjelaskan detail lokasi secara jelas dan ringkas.

• Menyimpan Data dan Melanjutkan

  • Setelah semua informasi diisi dengan benar, klik tombol "Next" (ditandai dengan angka 5 pada gambar) untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

1. Memilih Departemen Terlapor

   • Pada bagian "1. Departemen Terlapor" (ditandai dengan angka 1 pada gambar), pilihIsi departemen yang sesuai dengan observasi Anda.
   • Contoh departemen: Engineering, Plant, Production, Logistic, dll.
   • Pilih departemen dengan mengklik lingkaran di sebelah nama departemen yang sesuai.

2. Memilih Jenis Observasi

   • Pada bagian "2. Jenis Observasi" (ditandai dengan angka 2 pada gambar), pilih jenis observasi yang sesuai dengan temuan Anda.
   • Contoh jenis observasi: TEST Observe BRE PLC.
   • Pilih jenis observasi dengan mengklik lingkaran di sebelah nama observasi yang sesuai.

3. Melanjutkan ke Langkah Berikutnya

   • Setelah semua informasi diisi dengan benar, klik tombol "Next" untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
   • Jika terdapat kesalahan, gunakan tombol "Previous" untuk kembali ke langkah sebelumnya dan lakukan perbaikan.

1. Menentukan Kategori Berbahaya

   • Pada bagian "1. Kategori Berbahaya" (ditandai dengan angka 1 pada gambar), pilih tingkat bahaya dari temuan inspeksi.
   • Pilihan kategori berbahaya:
     • I - Kritikal: Stop kegiatan dan segera perbaiki.
     • II - Tinggi: Perbaikan dalam waktu 1 shift.
     • III - Sedang: Perbaikan dalam waktu 1 hari.
     • IV - Rendah: Perbaikan dalam waktu 3 hari.
   • Pilih kategori dengan mengklik lingkaran di sebelah kategori yang sesuai.

2. Mengisi Nama Orang yang Diamati

   • Pada bagian "2. Orang yang Diamati" (ditandai dengan angka 2 pada gambar), isi nama orang yang diamati.
   • Pastikan nama yang diisi lengkap dan benar.

3. Mengisi Jabatan yang Diamati

   • Pada bagian "3. Jabatan yang Diamati" (ditandai dengan angka 3 pada gambar), isi jabatan dari orang yang diamati.
   • Pastikan jabatan yang diisi sesuairelevan dengan observasi.
   • Pilih variabel observasi yang akan digunakan.

3.

Menjawab

MenentukanPertanyaan Kategori TemuanObservasi

• PadaSetiap bagianpertanyaan "4.memiliki Kategoriopsi Temuan" (ditandai dengan angka 4 pada gambar), pilih kategori temuan.
• Pilihan kategori temuan:jawaban:
  • BaikYa: Tidak ada tindakan lanjut.
  • Buruk
  Tidak:
  Memerlukan
PICA
• Pilih kategori dengan mengklik lingkaran di sebelah kategori yang sesuai.

4. Mengisi Deskripsi Temuan

   • Pada bagian "5. Deskripsi Temuan" (ditandai dengan angka 5 pada gambar), tuliskan deskripsi singkat mengenai temuan inspeksi.
   • Pastikan deskripsi jelas dan mencakup semua detail penting.

5. Mengunggah Dokumentasi Temuan

   • Pada bagian "6. Dokumentasi Temuan" (ditandai dengan angka 6 pada gambar), unggah foto atau dokumen yang relevan sebagai bukti temuan.
   • Klik ikon kertas untuk mengunggah file dari perangkat Anda.

6. Menuliskan Tindakan Korektif/Preventif

   • Pada bagian "7. Tindakan Korektif / Preventif" (ditandai dengan angka 7 pada gambar), tuliskan tindakan yang diambil untuk mencegah atau memperbaiki temuan tersebut.
   • Jelaskan tindakan secara rinci untuk memastikan pemahaman yang jelas.

7. Menyimpan Data dan Melanjutkan

   • Setelah semua informasi diisi dengan benar, klik tombol "Next" (ditandai dengan angka 8 pada gambar) untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
   • Jika terdapat kesalahan, gunakan tombol "Previous" untuk kembali ke langkah sebelumnya dan lakukan perbaikan.

• Memilih Penanggung Jawab Area (PJA)

  • Pada bagian "1. PJA" (ditandai dengan angka 1 pada gambar), pilih nama penanggung jawab area yang sesuai.
  • Contoh: Ammar Malik.
  • Pilih dengan mengklik lingkaran di sebelah nama PJA yang relevan.

• Memilih Person In Charge (PIC)

  • Pada bagian "2. PIC (Person In Charge)" (ditandai dengan angka 2 pada gambar), pilih nama person in charge yang bertanggung jawabbaru untuk tindakan korektif dan preventif.
  • Contoh: Ammar FM - NRP000000123.
  • Pilih dengan mengklik lingkaran di sebelah nama PIC yang sesuai.

• Menyelesaikan Pengisian dan Menyimpan Data

  • Setelah semua informasi telah dipilih, klik tombol "Submit" (ditandai dengan angka 3 pada gambar) untuk menyimpan dan mengirim data.

perbaikan.

• 

  Cek Notifikasi

  • Pada bagian kanan atas layar, klik ikon notifikasi (bel) untuk melihat notifikasi terbaru.
  • Cari notifikasi dengan judul "New Report" yang berasal dari PJA (Penanggung Jawab Area). Misalnya, "Report from Rara".

• Klik Notifikasi

  • Klik pada notifikasi yang sesuai untuk membuka detail laporan.

• Edit PICA

  • Setelah notifikasi diklik, Anda akan diarahkan langsung ke halaman edit PICA untuk laporan tersebut.
  • Lakukan perubahan atau penambahan informasi yang diperlukan pada laporan PICA.
    

4. Membuat PICA

• Jika

  terdapat jawaban BukaTidak, Halaman Detailbuat PICA

   dengan:
  • DariMenentukan notifikasiPJA yangsebagai diterima,pengawas.
  klik
  • Menunjuk notifikasiPIC "New(Person Report"in Charge) untuk membukamelakukan halaman detail PICA.
• perbaikan.
  
  

  Isi Akar Masalah
  
  

  • Pada kolom "Akar Masalah", masukkan deskripsi akar penyebab dari deviasi yang ditemukan. Misalnya, "Akar Masalah".

• 

  Isi Tindakan Perbaikan

  • Pada kolom "Tindakan Perbaikan", masukkan langkah-langkah perbaikan yang akan diambil untuk mengatasi deviasi. Misalnya, "Tindakan Perbaikan".

• Unggah Evidence Perbaikan

  • Unggah bukti evidence yang mendukung tindakan perbaikan. Klik ikon pena di sebelah kolom "Evidence Perbaikan" untuk mengunggah file.

• Simpan Perubahan

  • Setelah semua informasi terisi dengan benar, klik tombol "Submit" untuk menyimpan perubahan.
    

5. Tindakan Perbaikan oleh PIC

• PIC

  Ubah Status Laporan

  • Setelah Anda mengisi dan menyimpan perubahan pada laporan PICA, status laporan akan otomatis berubah dari "Open" menjadi "Verify".

1. Buka Halaman Detail PICA

   • Dari notifikasi atau daftar laporan PICA, buka halaman detail laporan yang statusnya "Verify".

2. Review Laporan

   • Verifikator atau pelapor harus memeriksa semua detail laporan, termasuk evidence perbaikan dan deskripsi tindakan perbaikan.

3. Pilih Tindakan

   • Approve: Jika semuamelakukan tindakan perbaikan sudahyang memadai,diminta dan mengirimkan laporan dengan klik tombolSubmit.
   "Approve" untuk menyelesaikan laporan.
   • Status laporan akan berubah dari Open menjadi "Close",Verify.
     dan

     

     pelapor

     

     akan

     

     mendapatkan poin sebesar 50.
   • Decline: Jika tindakan perbaikan belum memadai, klik tombol "Decline". Verifikator atau pelapor harus memberikan keterangan mengapa laporan ditolak.
     

6.

Verifikasi

Prosesdan PerbaikanPenutupan UlangLaporan

• JikaPelapor laporanmemeriksa ditolak,hasil pelapor harus memperbaiki masalahperbaikan yang diidentifikasidilakukan danoleh mengisi ulang tindakan perbaikan.PIC.
• Setelah tindakan perbaikan dilakukan, laporan harus diajukan kembali untuk verifikasi ulang.

4. Selesaikan Laporan

   • Jika laporan sudah disetujui (di-approve), status akan berubah menjadi "Close", menandakan bahwa laporan telah selesai dan semua tindakan perbaikan sudah dilakukansesuai, denganklik benar.

Alur Proses

1. Pelapor Mengisi Laporan → 2. Status "Open" → 3. Verifikator Memeriksa Laporan → 4. Status "Verify" → 5. Approve/Decline
   • Jikatombol Approve: Statusuntuk "Close",menutup pelapor mendapatkan poin.temuan.
   • JikaStatus laporan berubah menjadi DeclineClosed:.
     Pelapor

     

     melakukan

     

     perbaikan ulang dan mengajukan kembali untuk verifikasi.
     

Catatan Tambahan

• Selalu periksa dengan teliti semua detail dan evidence sebelum mengklik "Approve" atau "Decline".
• Pastikan keterangan alasan penolakan (jika "Decline") jelas dan spesifik untuk memudahkan pelapor dalam melakukan perbaikan.